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Rundschreiben 42

Informationen für die Personalabteilung / Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung / Lohnbuchhaltung

Mit den Lohnsteuerrichtlinien für das Kalenderjahr 2008 wurde das bisherige Reisekostenrecht unter der Bezeichnung „berufliche auswärtige Tätigkeit“ für die Personalabrechnung vereinfacht. Es bestehen nunmehr keine Unterschiede zwischen

   •  Dienstreisen
   •  Einsatzwechseltätigkeit
   •  Fahrtätigkeit

Bei den Fahrtkosten für Einsatzwechseltätigkeiten ist die Mindestkilometergrenze
von 30 km ersatzlos gestrichen worden. Das bedeutet, dass die gesamte Strecke vom Wohnort bis zur Einsatzstelle vom Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden kann.

Die Gewährung von Verpflegungsmehraufwendungen ist wie bisher von der Abwesenheitsdauer abhängig. Die pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen betragen:

Neuregelung bei der Kürzung für Frühstück, Mittagessen und Abendessen in der Hotelrechnung für Übernachtungen oder Tagespauschalen.

Die Hotelrechnungen sind um 20 % der Verpflegungspauschalen zu kürzen, wenn in der Hotelrechnung für Übernachtungen das Frühstück enthalten ist. Bei Tagespauschalen, die zusätzlich auch ein Mittag- und Abendessen enthalten, sind für das Mittagessen und Abendessen die Verpflegungspauschalen jeweils um 40 % zu kürzen. Damit wurden die Regelungen für Auslandsaufenthalte ab 2008 auch für Inlandsaufenthalte übernommen. Erhält ein Mitarbeiter bei einer auswärtigen Tätigkeit Vollverpflegung im Hotel z. B. Tagespauschale bei Seminaren, entfällt der Vorteil der Verpflegungspauschale vollständig (20 % Frühstück + 40 % Mittagessen + 40 % Abendessen = 100 %), da von der Hotelrechnung die gesamte Verpflegungspauschale abgezogen wird. Zahlt der Arbeitgeber die Rechnung unmittelbar an das Hotel, muss die Verpflegungspauschale um die entsprechenden Beträge in der Lohnbuchhaltung gekürzt werden.

Die Verpflegungsmehraufwendungen dürfen längstens 3 Monate für die selbe Einsatzstelle gezahlt werden. Eine Unterbrechung durch Urlaub oder Krankheit verlängert diese Frist nicht. Ein Neubeginn dieser Frist ist stets dann möglich, wenn eine Unterbrechung von mindestens 4 Wochen (außer Urlaub und Krankheit) vorliegt.

Kostenlose Verpflegung bei Auswärtstätigkeiten durch den Arbeitgeber

Erhält der Mitarbeiter kostenlose Verpflegung, müssen die Sachbezugswerte für Mahlzeiten als geldwerter Vorteil in der Gehaltsabrechnung versteuert und verbeitragt werden. Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten betragen:

   •  Frühstück 1,50 €
   •  Mittag 2,67 €
   •  Abendessen 2,67 €

Die Verpflegungspauschalen werden bei der Anrechnung des geldwerten Vorteils nicht gekürzt.
Die Sachbezugswerte sind jedoch insoweit begrenzt, dass der tatsächliche Preis je Mahlzeit 40,00 € nicht überschreitet. Beträgt der Preis je Mahlzeit mehr als 40,00 € , muss der tatsächliche Wert versteuert und mit Beiträgen zur Sozialversicherung belegt werden.

Die Finanzverwaltung hat sich in den neuen Lohnsteuerrichtlinien 2008 für die Darlehensgewährung durch den Arbeitgeber an die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes orientiert. Danach muss der geldwerte Vorteil bei der zinslosen oder verbilligten Gewährung von Darlehen individuell ermittelt werden.

Der Arbeitgeber muss beim Abschluss des Darlehensvertrages den aktuellen Bundesbank Zins für das Neugeschäft ermitteln. Der aktuelle Zinssatz, der als geldwerter Vorteil verwendet werden muss, kann im Internet unter der folgenden Adresse abgelesen werden:

www.bundesbank.de/download/statistik/S11BATSUHDE.PDF

Der amtliche Zinssatz kann um 4 % ermäßigt werden.
Dieser Zinssatz gilt für die geamte Laufzeit des Darlehens. Gewährt der Arbeitgeber ein Darlehen, welches durch den Arbeitnehmer verzinst werden soll, muss nur ein eventueller Differenzbetrag zwischen vereinbartem und amtlichen Zinsatz als geldwerter Vorteil berechnet werden.

Der Freibetrag von 2.600,00 € ist ab Januar 2008 in der Lohnbuchhaltung nicht mehr zu verwenden, jedoch kann der Sachbe-zugsfreibetrag in Höhe von 44,00 € angewandt werden, soweit dieser nicht durch andere Sachbezüge bereits aufgezehrt ist.

Besonders zu beachten ist die Tatsache, dass echte Vorschüsse (Vorauszahlungen für mehrere Monate) als Darlehen zu behandeln sind. Abschläge im laufenden Monat, die mit der nächsten Abrechnung verrechnet werden, stellen jedoch kein Darlehen dar.

Beispiel: Henry Muster erhält im Januar 2008 von seinem Arbeitgeber ein zinsloses Darlehen von 10.000,00 €. Es wurde vereinbart, dieses Darlehen in 100,00 € Raten monatlich durch Gehaltsabzug zu tilgen. Der veröffentlichte Zinssatz beträgt beispielsweise 5,84 % für Konsumentenkredite. Dieser Zinssatz ist um 4 % zu vermindern. Es ergibt sich ein Monatszins von 0,4672 % (5,84 x 96% / 12 = 0,4672).

Der Sachbezugsfreibetrag könnte ab dem 7. Monat berücksichtigt werden, falls er nicht bereits durch andere Sachbezüge aufgebraucht wurde.

In der folgenden Übersicht wird der Darlehensverlauf für 1 Jahr dargestellt.

Darlehensberechnung für:	Henry Muster
Mandat:	Testbetriebs GmbH
Berechnungszeitraum:	Januar 2008 bis Dezember 2008

Konstanten:	Darlehen	vereinbarter Zinssatz	Bundesbank Zinssatz	Freigrenze
		0,00	5,48
	10.000,00	0,0000000000	0,4672000000	44,00

Monat	Restwert	AN Zinsen	Tilgung	Bundesbank- zinsen	geldwerter Vorteil	Freigrenze möglich
1	10.000,00	0,00	100,00	46,72	46,72	nein
2	9.900,00	0,00	100,00	46,25	46,25	nein
3	9.800,00	0,00	100,00	45,79	45,79	nein
4	9.700,00	0,00	100,00	45,32	45,32	nein
5	9.600,00	0,00	100,00	44,85	44,85	nein
6	9.500,00	0,00	100,00	44,38	44,38	nein
7	9.400,00	0,00	100,00	43,92	43,92	ja
8	9.300,00	0,00	100,00	43,45	43,45	ja
9	9.200,00	0,00	100,00	42,98	42,98	ja
10	9.100,00	0,00	100,00	42,52	42,52	ja
11	9.000,00	0,00	100,00	42,06	42,06	ja
12	8.900,00	0,00	100,00	41,58	41,58	ja

Ab dem 7. Monat wäre in diesem Beispiel die Anwendung der Freigrenze von 44,00 € möglich, soweit dieser Betrag nicht bereits durch andere Sachbezüge verbraucht wurde. Das Lohnbüro muss diese Freigrenzen regelmäßig überwachen.

 

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