Outsourcing der Lohnabrechnung im Vollservice

Für wen eignet sich ein Outsourcing der Lohnabrechnung?

Vor allem für kleinere und mittlere Betriebe ohne eigene Personalsachbearbeiter ist unsere Lohnabrechnung im Vollservice die Lösung der Wahl. Was das Outsourcing an Lohndata auszeichnet ...

Grundsätzlich können sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung sehr unterschiedlich organisieren. Die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Lösungen lassen sich am Besten im Vergleich besprechen.

In Vergleich unten finden Sie unter anderem auch Argumente pro und contra einer Abrechnung mit einer Lohnsoftware im eigenen Haus. Speziell hierzu möchten wir Sie auch auf unsere Informationen zur 2. Lösung: Lohnsoftware LohnAs hinweisen.

Schließlich möchten wir noch Hinweise und Tipps dazu geben, wie Sie "den Besten" Dienstleister für Ihre Lohnabrechnung finden können und was Sie beachten sollten, wenn Sie Angebote vergleichen.

Outsourcing Lösung für die Lohnabrechnung

Was zeichnet das Outsourcing der Lohnabrechnung bei Lohndata aus?

  • ein fester, persönlicher Ansprechpartner, stets für Sie erreichbar
  • mehr als 50 Lohnsachbearbeiter, dadurch keine Engpässe oder Gefahren durch Ausfälle (Urlaub, Krankheit)
  • Spezialisten für alle Bereiche der Lohnabrechnung (Normallohn, Baulohn, öffentlicher Dienst)
  • stets korrekte Bearbeitung auch kompliziertester Abrechnungen
  • großer Leistungsumfang – alle Auswertungen, Bescheinigungen, Meldungen
  • faire Preise
  • eigene Software garantiert effizienteste Bearbeitung (siehe auch Software-Lösung)
  • erfolgreiche Arbeit als Dienstleister von Steuerberatern und Buchhaltern für die laufende Lohnabrechnung

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Wie unterscheidet sich das Outsourcing der Lohnabrechnung an einen Spezialdienstleister von anderen Abrechnunglösungen?

Der Steuerberater erledigt die laufende Lohnabrechnung mit.

Bei der überwiegenden Zahl kleiner und mittlerer Betriebe wird die Lohnabrechnung vom Steuerberater mit erledigt. Schließlich erscheint es zunächst am einfachsten zu sein, einen Ansprechpartner für Buchführung, Steuern und Lohn zu haben. Und Lohnabrechnungen sind so komplex, dass es wichtig ist, einen Fachmann zur Seite zu haben, der für die Richtigkeit der Abrechnungen sorgt und bürgt. Von daher ist die Lohnabrechnung beim Steuerberater grundsätzlich gut aufgehoben.

Was viele nicht wissen: Nicht selten übernimmt Lohndata die komplizierten Mandate von Steuerberatungskanzleien.
Da stellt sich schon die Frage: Warum nicht gleich zum Experten wechseln und von günstigen Preisen profitieren?

Denn die Steuerberater lassen sich ihre Schlüsselstellung bei der Lohnabrechnung oftmals vergleichsweise üppig vergüten. Die Stundensätze ihres Steuerberaters sind Ihnen sicherlich bekannt. Auch wenn er das nicht für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung aufruft - in vielen Fällen liegen Sie bei uns günstiger. Lassen Sie sich gleich beraten, wir erstellen Ihnen gern ein Vergleichsangebot.

Lohnabrechnungen mit Hilfe von Software oder einem Rechenzentrum selbst erstellen.

Hut ab vor allen, die sich das zutrauen. Diese Methode ist sicherlich die preiswerteste Art, was die externen Kosten pro Abrechnung betrifft. Zu diesem Preis werden Sie keinen Vollservice finden. Aus unserer Erfahrung fahren aber nur wenige und wenn dann große Unternehmen wirklich gut damit:

Stichwort inhaltliche Richtigkeit: Die Nutzerführung von Lohnprogrammen und Rechenzentren ist bei vielen Anbietern recht gut. Auch Anwender, die weniger Erfahrung in Buchhaltung und Lohnabrechnung haben, können damit korrekte Abrechnungen erstellen. Ohne Fachkenntnisse klappt das nur bei sehr einfachen Gehaltsabrechnungen. Früher oder später kommt immer eine Situation, in der ohne fachliche Unterstützung die Gefahr entsteht, einen Fehler zu machen. Diese Beratung wird zwar oft mit angeboten, jedoch oft in Form einer kostenpflichtigen Telefonhotline.

Stichwort Zeitaufwand: Wird bei dieser Methode oft unterschätzt. Aller relevanten Abrechnungsdaten müssen erkannt, zusammengesucht und eingegeben werden, die Ergebnisse des Rechnungslaufes müssen gesichtet werden, es empfiehlt sich stets eine sorgfältige Abschlussprüfung, die unerfahrenen Abrechner oft überfordert, die Dokumente müssen gedruckt und konfektioniert werden, und, und, und.

Stichwort Haftung: Bei dieser Art der Lohnabrechnung sind auf jedem Fall Sie als Geschäftsinhaber voll verantwortlich für die Richtigkeit. Unterlaufen hier Fehler, kann das spätestens bei einer Sozialversicherungsprüfung oder einer Lohnsteuer-Außenprüfung unangenehme Folgen haben. Oft addieren sich die Beträge, die aus kleinen, nicht offensichtlichen Abrechnungsfehlern entstehen können, über mehrere Jahre zu erklecklichen Summen. Bei über einem Drittel der Betriebe finden die Prüfer Fehler in der Entgeltabrechnung.

Stichwort Vertraulichkeit: Die meisten Inhaber haben anderes zu tun, als sich mit der Lohnabrechnung herumzuschlagen. Die Gehaltsstruktur des Unternehmens soll jedoch oft möglichst vertraulich gehalten werden. Bei einer Abrechnung im eigenen Unternehmen werden aus Gründen der Ausfallsicherheit mindestens zwei Personen benötigt, die die Abrechnungen erstellen können.

Fazit: Wenn Sie keine mit der Lohnabrechnung erfahrenen und ständig fortgebildete Personalsachbearbeiter in Ihrem Betrieb beschäftigen, birgt eine Abrechnung im Haus organisatorische und finanzielle Risiken, die einfach vermieden werden können. Willkommen bei Lohndata! Lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen. Sie werden sehen, dass Sicherheit nicht viel kosten muss.

Laufende Lohnabrechnung von einem Lohnbüro.

Brötchen kauft man am besten beim Bäcker. Lohnbüros bieten eine sehr gute Lösung, wenn man die Kombination aus Qualität, Sicherheit, Verlässlichkeit und Preis-Leistungs-Verhältnis ansieht.

Bei der Wahl eines Dienstleisters, geht es nun um die Details. Denn auch Bäcker-Brötchen können sehr unterschiedlich schmecken. Was ist wichtig?

Kommunikation / Erreichbarkeit  / Verlässlichkeit: Nach 35 Jahren Erfahrung als Vollservice-Anbieter ist es für uns am wichtigsten, dass die Kommunikation zwischen Mandant und Lohnbüro stimmt. Stellen Sie folgende Fragen: Haben Sie einen Ansprechpartner und können diesen auch verlässlich erreichen? Hilft dieser Ihnen, wenn Fragen zu neuen Situationen in der Lohnabrechnung auftauchen? Wie wird gewährleistet, dass die Übermittlung der Abrechnungsdaten schnell und einfach bewerkstelligt wird?
Bei Lohndata bekommen Sie einen fest zugeordneten und erfahrenen Lohnsachbearbeiter. Dieser kümmert sich darum, dass für Ihre Abrechnung nichts fehlt.

Dienstleistungsumfang: Sie sollten auch darauf achten, welche Dienstleistungen ein Lohnbüro anbietet. Hier gibt es teils große Unterschiede, was Sie z.B. im Bescheinigungswesen, bei Auswertungen, beim Führen von Zeitkonten, bei Archivierungsaufgaben oder bei der Unterstützung ihres Zahlungsverkehrs in Anspruch nehmen können. Manche dieser Dienstleistungen brauchen Sie vielleicht jetzt noch nicht. Wenn Sie dann aber zu späterem Zeitpunkt darauf zurückgreifen wollen und deswegen Ihren Dienstleister wechseln müssen, ist das ärgerlich.
Bei Lohndata können Sie je nach Bedarf auf einen sehr umfangreichen Leistungskatalog zurückgreifen.

Haftung: Insbesondere von kleineren Dienstleistern sollten Sie danach fragen, bis zu welcher Höhe eine Haftung für fehlerhafte Abrechnungen garantiert werden kann. Wenn Sie Zweifel haben, fragen Sie, ob der Dienstleister eine entsprechende Versicherung abgeschlossen hat.
Lohndata haftet als Unternehmen der Paychex Deutschland GmbH mit einer Deckungszusage von 25 Millionen US-Dollar im Einzelfall.

Günstigster Preis für die benötigten Dienstleistungen: Das ist oft nicht einfach zu überblicken. Während der Preis für Güter, wie z.B. Briefumschläge, gut verglichen werden kann, benötigt jedes Unternehmen bei der Lohnabrechnung ein individuelles Bündel von Dienstleistungen, das von dessen organisatorischer Struktur, Geschäftsprozessen und schließlich auch dem beschäftigten Personal abhängt. Es bedeutet einen großen Unterschied, ob Löhne oder Gehälter abgerechnet werden, ob Baulohn oder Tariflohn benötigt wird, wie hoch die Fluktuation der Mitarbeiter ist, ob es Mitarbeiter mit Pfändungen gibt, ob Kurzarbeitergeld ausgezahlt wird, ob spezielle Ansprüche an Leistungen in den Bereichen Auswertungen, Bescheinigungen, Anträgen bestehen, und, und, und.

Preisangaben wie Sie sich auf einigen Internetseiten unserer Mitbewerber finden, beziehen sich lediglich darauf, was eine Basis-Lohnabrechnung pro Mitarbeiter und Monat kostet. In der Regel umfasst die Basis-Lohnabrechnung aber sehr unterschiedliche Teil-Leistungen, so dass in sehr günstigen Preisen in der Regel auch wenig enthalten ist.

Lassen Sie sich deshalb stets ein individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Angebot erstellen und achten Sie darauf, dass Sie verstehen, was dort angeboten wird. Achten Sie vor allem darauf, welche Leistungen im jeweiligen Basispreis enthalten sind und sehen sich die Preise zusätzlich angebotener Leistungen (An-/Abmeldungen, Meldungen, Anträge, Bescheinigungen, Korrekturen) an.

Je besser Sie abschätzen können, welche Dienstleistungen Sie in Anspruch nehmen müssen (eventuell aus Erfahrungen der letzten Jahre), desto eher werden Sie sehen können, welcher Anbieter für Sie der günstigste ist. So können Sie unangenehme Überraschungen vermeiden, wenn Sie die ersten Rechnungen präsentiert bekommen. Lesen Sie hierzu auch unsere Hinweise unter „Was sollen Sie bedenken, wenn Sie unterschiedliche Angebote vergleichen?“.

Lohndata hat seine Services stets so gebündelt, dass im Basispreis die allermeisten der üblicherweise benötigten Dienstleistungen enthalten sind.

Fazit: Auch bei Spezialdienstleistern für das Outsourcing von Lohnabrechnungen gibt es noch erhebliche Unterschiede in Leistungsangebot, Qualität, Service-Level und Preisen. Schauen Sie nicht nur auf die Preise auf den Internetseiten. Achten Sie auf Service und Erfahrung. Willkommen bei Lohndata!

Wie finden Sie „den Besten“ Dienstleister für Ihren Betrieb und was sollen Sie bedenken, wenn Sie unterschiedliche Angebote vergleichen?

Es ist nicht einfach, „den Besten“ Anbieter zu finden, wenn Sie Ihre Lohnabrechnungen im Vollservice auslagern möchten.

Wir möchten Ihnen empfehlen, den Preis nicht zu Ihrem wichtigsten oder gar alleinigen Entscheidungskriterium für die Wahl Ihrer Lösung zu machen. Denn auch hier gilt: Wer billig kauft, kauft zwei Mal. Viel wichtiger ist es, dass die Organisation der Lohnabrechnung in Ihrem Unternehmen reibungslos läuft, dauerhaft gewährleistet ist und richtig durchgeführt wird.

Achten Sie darauf, möglichst vergleichbare Angebote einzuholen. Die nötigen Schritte hier im Detail:

1. Vorbereitung:

Klären Sie für sich möglichst genau, welche Leistungen Sie für Ihre Lohnabrechnung benötigen und voraussichtlich in den nächsten  Jahren benötigen werden.  Wenn Sie das aus Ihrer Geschäftspraxis und Erfahrung noch nicht genau sagen können, können Sie sich am besten direkt von den Dienstleistern dazu beraten lassen, bei denen Sie Angebote einholen möchten.

2. Interessante Anbieter finden:

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern für Ihre Lohnabrechnung, deren Internetauftritte Sie leicht über die Suchmaschinen finden können. Sichten Sie diese Seiten und achten Sie darauf, dass der Dienstleister einen Vollservice anbietet. Erstellen Sie eine Liste möglicher Anbieter und achten dabei auf Informationen zum Leistungsumfang und Service. Fragen Sie auch befreundete und bekannte Unternehmer nach ihren Erfahrungen. Vielleicht bekommen Sie auch hier einen guten Tipp.

3. Angebote einholen:

Kontaktieren Sie alle für Sie interessanten Dienstleister. Beschreiben Sie Ihr Unternehmen und Ihre Strukturen so genau wie möglich. Hören sie sich an, was man Ihnen empfiehlt und vergleichen das mit Ihren Erfahrungen (wenn vorhanden). Lassen Sie sich erklären, was man Ihnen anbieten kann. Machen Sie sich Notizen und fragen nach, wenn Sie etwas nicht verstehen oder Ihnen etwas nicht plausibel ist. Wenn an dieser Stelle die Kommunikation schon nicht klappt, verzichten Sie auf ein Angebot. Von allen anderen lassen Sie sich ein Angebot schicken.

4. Angebote preislich auswerten

Ist das Angebot für Sie übersichtlich und verständlich? Sortieren Sie Angebote aus, bei denen Sie nicht das Gefühl haben, dass sie über die nötige Transparenz verfügen. Bei den restlichen Angeboten sollten sie versuchen, die durchschnittlichen monatlichen Kosten zu berechnen, die auf Sie zukommen.

Vorsicht: In vielen Angeboten gibt es einen solchen Posten. Dieser beinhaltet aber nur die regelmäßigen, laufenden Kosten. Nicht enthalten sind Einrichtungskosten und zusätzliche Leistungen. Achten sie deshalb genau darauf, was in monatlichen / jährlichen Basispreisen enthalten ist und was nicht.

Holen Sie jetzt nochmal Ihre Liste heraus, die sie unter 1. erstellt haben, bzw. tragen zusammen, was sie aus den Telefonaten mit den Anbietern zu Ihrem voraussichtlichen Bedarf erfahren haben. Überschlagen Sie die Preise für alle Leistungen, die sie neben dem Basispreis einkaufen müssen und summieren diese für ein Jahr.

Achten Sie auf die Relation zwischen Einrichtungskosten und laufenden Kosten. Wenn Sie sowohl Angebote mit hohen Einrichtungskosten aber geringen laufenden Kosten als auch Angebote mit geringen Einrichtungskosten aber hohen laufenden Kosten erhalten haben, kalkulieren sie die durchschnittlichen monatlichen Kosten für unterschiedliche Zeiträume:

+ Einrichtungskosten
+ [Anzahl Monate] x monatliche Kosten Basispreis
+ [Anzahl Monate/12] x jährliche Kosten Basispreis (wenn vorhanden)
+ [Anzahl Monate/12] x jährlich benötigte Zusatzleistungen außerhalb der Basispreise
= Voraussichtliche Kosten für [Anzahl Monate/12] Jahre Lohnabrechnung
/ [Anzahl Monate]
= voraussichtliche durchschnittliche Gesamtkosten pro Monat.

5. Angebote abschließend auswerten:

Berücksichtigen Sie alles, was Sie zu:

  • Service-Level / Kommunikation / Reaktionszeiten / Erreichbarkeit
  • Dienstleistungsumfang
  • Haftung und
  • Preis

in Erfahrung gebracht haben und gewichten danach, was Ihnen am wichtigsten erscheint.

Uns würde es freuen, wenn Sie danach bei uns anrufen. Herzlich willkommen bei Lohndata. Einfach. Immer. Korrekt.

Fragen zu unserer Lösung: Outsourcing der Lohnabrechnung

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