Der elektronische Lohnnachweis: Was sich für Arbeitgeber zum 01. Dezember 2016 ändert

Für die Meldung der Entgelte haben die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung ein neues, digitales Verfahren eingeführt. Erster Schritt ist ein Abgleich der Unternehmensdaten, der bereits ab Dezember 2016 erfolgen kann.

Pflichtmeldungen an die Unfallversicherungsträger

Jeder Arbeitgeber muss sämtliche Mitarbeiter gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten absichern und dazu an die zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung eine Reihe von Daten melden. Die Meldung ist Teil der gesetzlichen Sozialversicherungspflicht und der Arbeitgeber haftet dafür, dass diese korrekt und rechtzeitig erfolgt. Zu den zu übermittelnden Daten gehören

  • die Entgelte,
  • die Arbeitsstunden und
  • die Anzahl der versicherungspflichtigen Beschäftigten.

Dieser Lohnnachweis muss für jedes Jahr spätesten zum 16. Februar des Folgejahrs eingehen – und das in Zukunft (auch) elektronisch. Die Unfallversicherungsträger ermitteln so die Zahlenbasis für ihre Beitragsbescheide.

Außerdem ist seit diesem Jahr für jeden Arbeitnehmer zusätzlich eine UV-Jahresmeldung abzugeben, die die Prüfer der Deutschen Rentenversicherung als Kontrollgröße nutzen.

Lohnnachweis in Zukunft elektronisch

Die Meldung der Lohnnachweisdaten erfolgt bislang entweder durch Formulare, die in Papierform oder als Fax übermittelt werden, oder über das Extranet des jeweiligen Unfallversicherungsträgers. Um dies zu ändern, hat der Gesetzgeber schon 2014 im Rahmen des 5. SGB IV-Änderungsgesetzes die Voraussetzung für den elektronischen Lohnnachweis geschaffen. Arbeitgeber sollen den Lohnnachweis für die Beitragsberechnung künftig digital und in einem einheitlichen Verfahren übermitteln.

Ziel ist es, die Meldung direkt aus dem Lohnabrechnungsprogramm heraus zu übermitteln, denn anders als bei Papier und Fax lassen sich Übermittlungsfehler weitgehend ausschließen.

Setzen ein Unternehmen oder sein Lohnabrechner kein für das Verfahren zertifiziertes Abrechnungsprogramm ein, das die direkte Übermittlung ermöglicht, muss eine sogenannte „systemgeprüfte Ausfüllhilfe“ verwendet werden. Software für die Lohnnachweis-Übermittlung muss also in jedem Fall beschafft werden, falls sie noch nicht vorliegt.

Das elektronische Verfahren zur Übermittlung der Lohnnachweise soll ab dem 01. Januar 2017 genutzt werden. Ab dem 01. Januar 2019 ist es verpflichtend. Bis dahin werden die Meldungen parallel erfolgen – sowohl über das neue, elektronische Verfahren wie auch mittels Papier oder Extranet.

Erster Schritt: Abgleich der Unternehmensstammdaten

Bevor ein Unternehmen die Lohnnachweise für ein Beitragsjahr elektronisch übermitteln kann, muss zunächst ein Abgleich seiner Stammdaten mit der zentralen Stammdatendatei der DGUV erfolgen. Dabei wird überprüft, ob die Mitgliedsnummer des Unternehmens beim zuständigen Unfallversicherungsträger korrekt ist und die Gefahrtarifeinstufung den tatsächlich veranlagten Gefahrtarifstellen entspricht.

In Zukunft wird der Stammdatenabruf ab dem 1. November möglich sein, der dem Meldejahr vorangeht. Zur Einführung des Verfahrens ist der Stammdatenabgleich für die Meldejahre 2016 und 2017 jedoch erst ab dem 01. Dezember 2016 möglich.

Die Zugangsdaten zum Verfahren

Um am elektronischen Lohnnachweis-Verfahren teilnehmen zu können, werden folgende Zugangsdaten benötigt:

  • Die Betriebsnummer des Unfallversicherungsträger
  • die Mitgliedsnummer des Arbeitgebers und
  • eine vertrauliche PIN, die wie ein Passwort fungiert.

Die Berufsgenossenschaften werden diese Daten schon ab ende Oktober 2016 verschicken. Die Unfallkassen wollen sich bis Anfang 2017 Zeit lassen. Das Schreiben enthält die Daten für das Jahr 2016 und 2017.

Bei einem Outsourcing der Lohnabrechnung muss der Abrechner oder der Steuerberater natürlich diese Zugangsdaten ebenfalls erhalten.

Teillohnnachweise

Wenn Ihr Unternehmen nur für Teile der Lohnabrechnung einen externen Dienstleister nutzt, oder – etwa für unterschiedliche Standorte – mehrere Abrechner parallel tätig werden, müssen Teillohnnachweise erbracht werden. Dazu werden an die meldenden oder abrechnenden Stellen jeweils eigene Betriebsnummern vergeben.

Was ist zu tun?

  • Als Kunde von Lohndata sind Sie gut aufgehoben, denn wir haben die Einführung des elektronischen Lohnnachweises bereits für Sie vorbereitet. Wenn Sie in unserem Lohnbüro abrechnen lassen, können wir alle nötigen Nachweise und Meldungen für Sie übernehmen. Von Ihnen benötigen wir lediglich die Zugangsdaten zum elektronischen Lohnnachweis-Verfahren, die Sie in den nächsten Wochen erhalten werden. Leiten Sie uns diese Informationen dann möglichst umgehend an Ihren persönlichen Lohnsachbearbeiter, bzw. ihre persönliche Lohnsachbearbeiterin bei Lohndata weiter.
  • Wenn Sie die Lohnabrechnung mit dem Programm LohnAs von Lohndata erledigen, sind Sie ebenfalls für den elektronischen Lohnnachweis gerüstet. Unsere Software ist „systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm“ für das Verfahren und offiziell von der ITSG zertifiziert. Sie können den elektronischen Lohnnachweis und den Stammdatenabgleich durchführen, sobald Sie Ihre Zugangsdaten erhalten. Bei allen Praxisfragen steht Ihnen wie gewohnt unsere Support-Hotline zur Verfügung.

Weitere Informationen

Unsere Kunden wenden sich bitte bei Fragen zu diesem Thema gern an Ihre persönliche Lohnsachbearbeiterin, bzw. ihren Lohnsachbearbeiter.

Weitere Informationen zum elektronischen UV-Meldeverfahren bietet auch die DGUV-Website.

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