ELStAM – Elektronische Lohn Steuer Abzugs Merkmale Start für die elektronische Lohnsteuerkarte ab 2012 (11/2011)

Ab dem 01.01.2012 war der Start für das elektronische Abrufverfahren der Lohnsteuerabzugsmerkmale geplant. Die Einführung wird nach Angaben der Elsterentwickler voraussichtlich bis in das zweite Quartal 2012 verschoben.

Inzwischen liegt eine weitere Information des Bundesfinanzministeriums vor, in welcher der Einführungstermin offen bleibt.


ELStAM mit neuem Starttermin *)

Die Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte wird sich auf Grund von Verzögerungen bei der technischen Erprobung des Abrufverfahrens verschieben. Derzeit stimmen Bund und Länder einen neuen Termin und die weitere Vorgehensweise für den Start ab. Es werden keine nachteiligen Auswirkungen für die Bürgerinnen und Bürger entstehen.

Die zurzeit laufenden Korrekturarbeiten, besonders soweit Informationsschreiben an die Bürgerinnen und Bürger über die „elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale“ (ELStAM) versandt worden sind, sind davon nicht berührt und werden weiterhin durchgeführt.

*) Quelle: Bundesfinanzministerium

Wie funktioniert das Verfahren?

  1. Für die bereits beschäftigten Arbeitnehmer liegen die Steuermerkmale vor und können auch ab Januar 2012 verwendet werden.
  2. Alle Arbeitnehmer erhalten von ihrem Finanzamt eine Information über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale). Der Arbeitgeber hat die Angaben zum Lohnsteuerabzug zu berücksichtigen.
  3. Der Arbeitnehmer muss eventuelle gewünschte Änderungen bis zum 30. November 2011 beim Finanzamt beantragen. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer eine Ersatzbescheinigung, die er dem Arbeitgeber vorlegen muss.
  4. Arbeitnehmer, die nach dem 31. Dezember 2011 neu eingestellt werden, legen dem Arbeitgeber die unter 2. genannte Bescheinigung vor. 
  5. Arbeitnehmer, für die keine Identifikationsnummer vergeben wurde, erhalten vom Finanzamt eine Ersatzbescheinigung. Die Ersatzbescheinigung enthält die Steuermerkmale und die eTIN Nummer zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung. Es handelt sich in den meisten Fällen um ausländische Arbeitnehmer, die in Deutschland beschränkt oder unbeschränkt steuerpflichtig sind. Diese Personen nehmen auch bei tatsächlicher Einführung des elektronischen Abrufs der Steuerabzugsmerkmale an dem Verfahren nicht teil. Hier gilt das Ersatzverfahren in Papierform.

Der elektronische Abruf

Nach dem Start des Verfahrens ist folgende Vorgehensweise festgelegt worden.

Bei Neueinstellungen wird elektronisch eine Anfrage an das Bundeszentralamt für Steuern gestellt. Diese Anfrage enthält:

  • die Steuernummer des Arbeitgebers,
  • die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers,
  • das Geburtsdatum des Arbeitnehmers,
  • die Angabe Haupt- oder Nebenbeschäftigung,
  • Angaben des Datenübermittlers (Authentifikation).

Die Rückmeldung erfolgt in 2 bis 5 Tagen. Sie enthält die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers.

ELStAM-Verfahren Fragen und Antworten

Genereller Ablauf des Verfahrens

  • Der Arbeitgeber oder ein von ihm beauftragter Datenübermittler übermittelt eine Anmeldeliste mit den Daten der Arbeitnehmer, die er anmelden will (Identifikationsnummer und Geburtsdatum).
  • Die Übermittlung kann nur mit einem gültigen ELSTER-Authentifizierungs-Zertifikat, ausgestellt auf Basis einer gültigen Steuernummer oder einer IdNr., erfolgen. Die Erteilung eines gültigen Zertifikates muss vor der erstmaligen Anmeldung erfolgt sein (siehe dazu www.elsteronline.de).
  • Der Datensatz enthält Angaben zum Arbeitgeber und zum Datenübermittler, die eine Zulässigkeitsprüfung ermöglichen (bei Arbeitgebern die aktuelle Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte und beim Datenübermittler die aktuelle Steuernummer und das Zertifikat).
  • Der Arbeitgeber/Datenübermittler erhält eine Bestätigung über die Abgabe der Anforderung. Diese wird von ELSTER bereitgestellt.
  • Die Rückmeldung der ELStAM der angemeldeten Arbeitnehmer erfolgt asynchron. Die Anmeldebestätigungs-Listen werden von der ELStAM-Datenbank erzeugt, durch ELSTER weitertransportiert und für den betreffenden Arbeitgeber/Datenübermittler in der Austauschdatenbank bereitgestellt.
  • Die Bereitstellung der Anmeldebestätigungsliste durch die ELStAM-Datenbank zum Weitertransport an die Austauschdatenbank erfolgt spätestens fünf Tage nach Eingang des Anmelde-Datensatzes des Auftraggebers bei der ELStAM-Datenbank. Die Anmeldebestätigung enthält nur Informationen zu den Arbeitnehmern eines Arbeitgebers. Wenn ein Datenübermittler in einer Anmeldeliste für mehrere Arbeitgeber Anmeldungen durchführt, erhält er eine entsprechende Anzahl an Anmeldebestätigungen.

Anmeldung der Mitarbeiter

Der Arbeitgeber meldet neue Mitarbeiter mit folgenden Angaben an:

  • Steuernummer des Arbeitgebers
  • Identifikaktionsnummer (ID-NR) des Beschäftigten
  • Geburtsdatum des Beschäftigten
  • Hauptarbeitgeber (HAG) oder Nebenarbeitgeber (NAG)
  • Optional: Steuernummer des Dienstleisters/Übermittlers

Rückmeldung der Bundeszentrale für Steuern (BZSt) der ELStAM:

  • Steuerdaten des Beschäftigten bei zutreffender Berechtigung
  • Steuerklasse VI, wenn Hinweis auf HAG fehlt
  • Keine Berechtigung, wenn falsche IDNR oder vom Arbeitnehmer gesperrt
  • Keine Berechtigung bei Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn

Abruf der Änderungsmeldungen regelmäßig

Der Arbeitgeber fordert mit den Angaben -  wie bei der Anmeldung - regelmäßig Änderungslisten ab. Diese Listen stehen jeweils am 5. des Folgemonats zur Verfügung. 

Beispiel: Änderungsdaten für April 2012 stehen ab 5. Mai zur Verfügung

Grundsätzlich wird geprüft, ob eine Abrufberechtigung noch zutrifft. Hat sich in der Zwischenzeit ein anderer Arbeitgeber mit allen Berechtigungen als Hauptarbeitgber angemeldet, erhält der abrufende Arbeitgeber Steuerklasse VI als Nebenarbeitgeber geliefert.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Die Kündigung, unabhängig davon, ob vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer, ist der Bundeszentrale für Steuern unverzüglich elektronisch zu melden. Die Folgen verspäteter Meldungen haben gravierende Auswirkungen. 

Beispiel

Der Arbeitnehmer Xaver Muster ist bei Arbeitgeber A mit der Steuerklasse III beschäftigt. 

Am 05.05.wechselt der Arbeitnehmer zu Arbeitgeber B. 

Arbeitgeber A meldet nicht ab. Arbeitgeber B meldet am 02.08. das Beschäftigungsverhältnis 

als Hauptarbeitgeber mit dem Beschäftigungsbeginn 05.05. an.

Die ELStAM – Datenbank bildet:

  1. Anmeldebestätigung für Arbeitgeber B mit Steuerklasse III ab 02.08.
  2. Änderungsliste für August an Arbeitgeber A mit Steuerklasse VI ab 02.08.

Aufgrund der verspäteten Anmeldung und der fehlenden Abmeldung muss der Arbeitgeber B für den Zeitraum vom 05.05. bis zum 01.08. die Steuerklasse VI anwenden.

Grundsätzlich können keine rückwirkenden An- bzw. Abmeldungen erstellt werden.

Ablauf ab Januar 2012

Bis zur endgültigen Entscheidung des Bundesministeriums für Finanzen werden alle vorhandenen Mitarbeiter mit den Steuermerkmalen des Vorjahres abgerechnet. Neue Mitarbeiter werden mit den Steuermerkmalen aus der vorgelegten Bescheinigung bzw. den Angaben des Vorarbeitgebers abgerechnet. Mitarbeiter, die eine Ersatzbescheinigung vorlegen, werden nach den Angaben der Ersatzbescheinigung abgerechnet.

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