Wichtige Information für die Personalabteilung - Betriebsveranstaltungen (12/2011)

Gerade jetzt ist wieder die Zeit für Weihnachtsfeiern, die im Steuerrecht als übliche Betriebsveranstaltungen bezeichnet werden. Das kann sehr teuer werden, wenn der Arbeitgeber die Vorschriften, hinsichtlich der Lohnabrechnung, nicht beachtet. Zunächst müssen Sie prüfen, ob eine übliche Betriebsveranstaltung vorliegt.


Betriebsveranstaltungen – Zuwendungen an die Mitarbeiter

Gerade jetzt ist wieder die Zeit für Weihnachtsfeiern, die im Steuerrecht als übliche Betriebsveranstaltungen bezeichnet werden. Das kann sehr teuer werden, wenn der Arbeitgeber die Vorschriften, hinsichtlich der Lohnabrechnung, nicht beachtet. Zunächst müssen Sie prüfen, ob eine übliche Betriebsveranstaltung vorliegt.

Grundsätzlich muss eine Betriebsveranstaltung für alle Beschäftigten zugänglich sein. Das kann unter Umständen auch eingeschränkt werden, wie z.B. Jubiläumsveranstaltungen, an der nur die Jubilare teilnehmen. Es ist natürlich unschädlich, wenn an einer Jubiläumsveranstaltung auch andere Kollegen teilnehmen. Es werden prinzipiell 2 Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr steuerlich begünstigt. Herkömmliche Betriebsveranstaltungen sind: 

  • Betriebsausflüge,
  • Weihnachtsfeiern,
  • Feiern des Geschäftsjubiläums,
  • Feiern, für die Arbeitnehmer des Betriebs mit einem runden Jubiläum (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-
  • jähriges Jubiläum) und
  • Pensionärs-Treffen.

Prüfung der 110-Euro-Freigrenze je Teilnehmer

Alle Aufwendungen zu einer Betriebsveranstaltung sind als Bruttowerte, also einschließlich der Umsatzsteuer, in die Prüfung einzubeziehen.

Übliche Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere:

  • die Gewährung von Speisen und Getränken, von Tabakwaren und Süßigkeiten;
  • die Übernahme der Beförderungskosten (Bahn, Omnibus, Seilbahnen, Vergnügungsdampfer), es spielt keine Rolle, wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat;
  • die Übernahme der Übernachtungskosten bei mehrtägigen Betriebsveranstaltungen;
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. Saalmiete, Musik, Kegelbahn, künstlerische und artistische Darbietungen. Der Auftritt prominenter Künstler darf jedoch nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sein;
  • die Überlassung von Eintrittskarten für Museen, Schwimmbäder, Sehenswürdigkeiten usw., die im Rahmen einer Betriebsveranstaltung besucht werden;
  • die Überlassung von Eintrittskarten für Theater und Sportstätten, wenn der Besuch dort lediglich Teil der Betriebsveranstaltung ist;
  • die Überreichung von Geschenken (z. B. ein Weihnachtspäckchen aus Anlass einer betrieblichen Weihnachtsfeier), wenn der Wert des Geschenks 40 € nicht übersteigt und das Überreichen der Geschenke nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung ist. Die Überreichung solcher Geschenke außerhalb einer Betriebsveranstaltung ist keine übliche Zuwendung, weil eine Betriebsveranstaltung ein gewisses Eigenleben besitzen muss. Unschädlich ist allerdings die nachträgliche Überreichung des Geschenks an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen Gründen oder infolge Krankheit oder Urlaub an der Betriebsveranstaltung nicht teilnehmen konnten: nicht begünstigt ist aber eine aus diesem Anlass gewährte Barzuwendung. Die Freigrenze von 110,00 € je Betriebsveranstaltung gilt je Arbeitnehmer. Wird der Betrag überschritten, handelt es sich in voller Höhe um einen geldwerten Vorteil. Solche geldwerten Vorteile unterliegen, in der Lohnabrechnung, den individuellen Abzugsmerkmalen des Beschäftigten. Alternativ kann der Arbeitgeber jedoch diese Aufwendungen mit 25 % pauschal versteuern. In diesen Fällen bleiben diese Aufwendungen sozialversicherungsfrei.

Die Freigrenze von 110,00 € je Betriebsveranstaltung gilt je Arbeitnehmer. Wird der Betrag überschritten, handelt es sich in voller Höhe um einen geldwerten Vorteil. Solche geldwerten Vorteile unterliegen, in der Lohnabrechnung, den individuellen Abzugsmerkmalen des Beschäftigten. Alternativ kann der Arbeitgeber jedoch diese Aufwendungen mit 25 % pauschal versteuern. In diesen Fällen bleiben diese Aufwendungen sozialversicherungsfrei.

Vorsicht ist geboten, wenn auch Angehörige der Beschäftigten an Betriebsveranstaltungen teilnehmen.

In manchen Fällen werden auch Angehörige zu einer Betriebsfeier eingeladen. Bei der Berechnung, ob die Freigrenze überschritten wird, muss der Gesamtaufwand durch die Anzahl der Teilnehmer dividiert werden. Die Angehörigen werden dem entsprechenden Beschäftigten zugeordnet.

BEISPIEL:

Die Muster GmbH hat 20 Beschäftigte. Für die Betriebsveranstaltung entstehen 1.700,00 € als Kosten. Mitarbeiter A und B bringen ihre Ehegatten mit.

1.700 : 22 = 77,27 € je Arbeitnehmer,

Bei Mitarbeiter A und B ist die Freigrenze überschritten, da die Ehegatten keine eigene Freigrenze haben, denn für die Ehegatten handelt es sich im steuerrechtlichen Sinn nicht um eine Betriebsveranstaltung.

Arbeitnehmer A und B : 77,27 + 77,27 für den Ehegatten = 154,54 € > geldwerter Vorteil

Alle anderen Arbeitnehmer: 77,27 €, der Betrag liegt innerhalb der Freigrenze

Für die Arbeitnehmer A und B kann der Arbeitgeber die Aufwendungen jedoch pauschal versteuern.


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