Wichtige Informationen für die Personalabteilung - Vorbeugen ist besser als Nachzahlen – Tipps zur Betriebsprüfung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung (03/2012)

Alle Betriebe werden regelmäßig vom Finanzamt und der Deutschen Rentenversicherung für die letzten 4 Kalenderjahre geprüft. Oft kommt es zu vermeidbaren Nachzahlungen. Beachten Sie schon im Vorfeld die entscheidenden Sachverhalte.


Typische Fallen, die zu erheblichen Nachzahlungen führen können

Minijobs

Die Verdienstgrenze darf regelmäßig nicht mehr als 400,00 € im Monat betragen. Regelmäßig bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der durchschnittliche Monatsverdienst nicht mehr als 400,00 € betragen darf. Bei Überschreitung der Jahresgrenze 12 x 400 = 4.800,00 €, ist die Geringfügigkeit nicht mehr gegeben.

Beachten Sie bei der zulässigen zweimaligen Überschreitung der Verdienstgrenze im Kalenderjahr, dass diese Überschreitungen aus unvorhersehbaren Gründen erfolgen müssen. Keinesfalls dürfen diese Überschreitungen wegen Urlaubsvertretungen, Urlaubsgeldzahlungen oder Weihnachtsgeldzahlungen erfolgen.

Beachten Sie die Informationspflicht zur Möglichkeit auf Verzicht der Rentenversicherungsfreiheit. 

Vergessen Sie nicht, die Prüfung von Mehrfachbeschäftigungen vorzunehmen. Nehmen Sie den ausgefüllten und von den Mitarbeitern unterschriebenen Fragebogen zu den Lohnunterlagen.

Kurzfristige Beschäftigungen

Wichtig ist die Einhaltung der Zweimonatsfrist bzw. 50 Tagefrist im Kalenderjahr. Prüfen Sie die Berufsmäßigkeit. Berufsmäßig ist eine Beschäftigung, die nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist. Schulabgänger können zwischen dem Ende der Schulausbildung und Beginn einer Berufsausbildung keine kurzfristige Beschäftigung aufnehmen, da sie als berufsmäßig angesehen wird.

Studenten

Prüfen Sie, ob ein „ordentliches Studium“ vorliegt. Ein Fernstudium ist im Regelfall kein „ordentliches  Studium“ im Sinne der Sozialversicherung. Achten Sie auf die Immatrikulations-bescheinigung hinsichtlich der Reihenfolge und Gültigkeit.

Denken Sie unbedingt an die Arbeitszeitgrenzen. In der aktiven Studienzeit darf die wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden in der Woche nicht überschreiten. In der vorlesungsfreien Zeit (Semesterferien) darf die Arbeitszeit jedoch überschritten werden. Ab dem 25. Semester ist eine studentische Tätigkeit nicht mehr möglich.

Sachbezüge

Geldwerte Vorteile unterliegen stets der Lohnsteuer und der Beitragspflicht in der Sozialversicherung. Insbesondere bei der Überlassung von Dienstfahrzeugen können sich die Bewertungsmaßstäbe durch Umzug verändern. Auch für die Überlassung eines Gebrauchtfahrzeuges ist für die 1 % - Methode der Listenpreis des Anschaffungspreises bei der Erstzulassung maßgebend.

Gleiches gilt auch für Leasingfahrzeuge. Sachbezüge sind dem Lohn bzw. dem Gehalt als geldwerte Vorteile zuzurechnen. Typische Sachbezüge sind neben der Dienstwagenüberlassung auch Dienstwohnungen und alle Sachwerte, die als vertragliche Leistung dem Beschäftigten zufließen.

Alle Sachleistungen werden grundsätzlich in der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie Barlohn versteuert und verbeitragt.

Einmalzahlungen

Provisionen, Zuwendungen und andere Sonderzahlungen, die nicht regelmäßig gezahlt werden, müssen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung als Einmalzahlungen beitragsrechtlich und als sonstige Bezüge steuerrechtlich behandelt werden. In diesen Fällen ist die anteilige  Beitragsbemessungsgrenze zu beachten.

Versicherungspflicht

Prüfen Sie regelmäßig, ob der Mitarbeiter der gesetzlichen Versicherungspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung unterliegen. Die Versicherungspflicht tritt grundsätzlich in dem Monat ein, in dem der Verdienst die Jahresarbeitsentgeltgrenze unterschreitet. Vorsicht bei Entgeltum-wandlungen innerhalb des Jahres.

Durch die Versicherungsfreiheit dieser Entgeltumwandlungen kann unter Umständen Versicherungspflicht eintreten.

Zuschläge

Zuschläge für Sonntags-, Nacht- und Feiertagsarbeit sind nur für tatsächlich geleistete Stunden steuer- und beitragsfrei. Zum Nachweis sind solche Stunden zu dokumentieren. Nehmen Sie die entsprechenden Stundennachweise zu den Lohnunterlagen.

Mindestlöhne

In verschiedenen Branchen gilt ein Mindestlohn. Achten Sie zwingend auf Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Mindestentgelte. Im Baugewerbe ist die Unterschreitung wegen einer arbeitnehmerseitigen Entgeltumwandlung zur Altersvorsorge unzulässig. Es drohen nicht nur Steuer- und Beitragsnachforderungen, vielmehr können Bußgelder von bis zu 50.000,00 € erhoben werden.


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