Grundlagen der Lohnsteuer und Lohnsteueranmeldung

Die Grundlagen im schnellen Überblick

Lohnsteuer

Lohnsteuer ist nichts anderes als eine Form der Vorauszahlung auf die Einkommensteuer bei abhängig Beschäftigten – also Arbeitnehmern. Dafür zuständig und verantwortlich ist der Arbeitgeber, er muss einen Teil des monatlichen Bruttolohns oder -gehalts als Lohnsteuer des Arbeitnehmers einbehalten und an das zuständige Finanzamt abführen.

Wie hoch dieser Betrag konkret ist, hängt von der Höhe des Bruttolohns oder -gehalts ab, zweitens von der Lohnsteuerklasse des jeweiligen Arbeitnehmers und drittens von dessen individuellen Lohnsteuermerkmalen. (Da der Arbeitgeber für die korrekte Abführung haftet, darf es dabei nicht zu Fehlern kommen. Schon deshalb ist es sinnvoll, diese Aufgabe einem Lohnabrechnungsdienstleister wie Lohndata zu übertragen.)

Rechtsgrundlage:

Maßgeblich ist das Einkommensteuergesetz (EStG), es gibt den allgemeinen Rahmen vor. Die Einzelheiten regeln die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDVO) sowie die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR).

ELStAM und Lohnsteuerabzugsmerkmale

2013 ist die bis dahin übliche Lohnsteuerkarte aus Papier durch das digitale System der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ersetzt worden. Sie umfassen neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers individuelle Angaben, die für die Höhe der Lohnsteuer relevant sind. Das sind die sogenannten Lohnsteuerabzugsmerkmale:

  • die Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers
  • die für ihn geltenden Kinderfreibeträge
  • ein Kirchensteuerabzug bei entsprechender Konfessionszugehörigkeit
  • ein möglicher Lohnsteuerfreibetrag (Werbungskosten und Sonderausgaben über den dafür geltenden Pauschalen sowie außergewöhnliche Belastungen)

Die ELStAM werden als Datenbank von der Finanzverwaltung gespeichert. Beim Lohnsteuerabzug muss der Arbeitgeber für jeden seiner Arbeitnehmer diese Merkmale abrufen und als Grundlage der Berechnung verwenden. Dafür benötigt er ein Organisationszertifikat von ElsterOnline sowie ein ELStAM-fähiges Lohnabrechnungsprogramm - bei Lohndata arbeiten wir mit unserer selbst entwickelten Software LohnAs.

Für die Lohnsteuer wesentliche persönliche Änderungen wie die Geburt eines Kindes oder eine Heirat werden für die Lohnsteuer umgehend berücksichtigt, sobald diese Änderung in das Melderegister eingetragen wurde. Änderungen, die keine Meldedaten betreffen, müssen durch einen Antrag beim zuständigen Finanzamt in die ELStAM übernommen werden. Das gilt beispielsweise bei einem Kirchenaustritt.

Neue Arbeitnehmer anmelden

Wenn ein neuer Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt, braucht der Arbeitgeber zunächst nur wenige Daten für die Anmeldung: Name und Geburtsdatum und die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.). Damit kann der Arbeitgeber die ELStAM des neuen Arbeitnehmers abrufen, er muss dabei nur noch angeben, ob es sich bei der Tätigkeit um eine Haupt- oder eine Nebenbeschäftigung handelt. Über diese Daten muss er aber verfügen, um seiner gesetzlichen Verpflichtung zu Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer (sowie Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) nachkommen zu können.

Lohnsteuerklassen und die Höhe des Lohnsteuerabzugs

Es gibt sechs Lohnsteuerklassen, bei denen die unterschiedlichen lohnsteuerlichen Frei- und Pauschbeträge (wie etwa Arbeitnehmerpauschbetrag und Vorsorgepauschale) jeweils unterschiedlich berücksichtigt werden, so dass bei unterschiedlicher Steuerklasse unterschiedlich hohe Abzugsbeträge entstehen.

Sogenannte Monatslohnsteuertabellen listen auf, für welche Bemessungsgrundlage bei welcher Lohnsteuerklasse wie viel an Lohnsteuer einbehalten werden muss. (Die Bemessungsgrundlage, ergibt sich aus Bruttolohn oder Bruttogehalt und den individuellen Abzugsmerkmalen).

  • Lohnsteuerklasse I für ledige, geschiedene oder verwitwete Arbeitnehmer.
  • Lohnsteuerklasse II ist für ledige, geschiedene oder verwitwete Arbeitnehmer mit Anspruch auf den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende.
  • Steuerklasse III ist die erste Option für verheiratete Arbeitnehmer, der Ehepartner erhält dann die Steuerklasse V. Die Kombination III/V macht meist nur dann Sinn, wenn das Monatseinkommen beider Ehepartner stark differiert.
  • Die Steuerklasse IV ist die zweite Option für Ehepaare, dann fallen beide in diese Steuerklasse. Diese Option ist dann sinnvoll, wenn die Einkommen ein etwa gleich hoch ausfallen.
  • Lohnsteuerklasse VI gilt für die zweite und jede weitere Beschäftigung, falls ein Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt ist. Sie ist auch dann anzuwenden, wenn keine ELStAM vorliegen.

(Eingetragene Lebenspartner haben die Wahl zwischen den Kombinationen III/V, IV/IV und I/I.)

Lohnsteueranmeldung und das Abführen der Lohnsteuer

Der Arbeitgeber muss die einbehaltenen Lohnsteuerbeträge bis zum zehnten Tag des Folgemonats an das für die Betriebsstätte zuständige Finanzamt abführen. Neben der Lohnsteuer gilt das auch für die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag.

Außerdem muss er in der gleichen Frist eine Lohnsteueranmeldung übermitteln.

Aus dieser Erklärung ergibt sich der Gesamtbetrag der abzuführenden Lohnsteuer. Sie muss auf elektronischem Weg übertragen werden. Dafür kann der Arbeitgeber das „ElsterOnline”-Portal der Finanzverwaltung nutzen. Sinnvoller und sehr viel unaufwendiger ist ein Lohnabrechnungsprogramm wie LohnAs, das eine Elster-Schnittstelle mitbringt und bei dem die Lohnsteueranmeldung zum Funktionsumfang gehört. Als Alternative bietet sich ein Lohnabrechnungsservice an, dieser übernimmt die Erstellung der korrekten Lohnsteueranmeldung im Rahmen seiner Dienstleistung.

Ausnahmen

  • Nicht immer ist der Anmeldezeitraum der Kalendermonat. Wenn die Summe der Lohnsteuer, die ein Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer abzuführen hat, weniger als 1.000 Euro beträgt, reicht eine jährliche Zahlung an das Finanzamt aus. Liegt die Summe zwischen 1.000 Euro und 4.000 Euro, kann die Lohnsteuer vierteljährlich an das Finanzamt abgeführt werden. Diese Grenze wird durch das zweite Bürokratieentlastungsgesetz voraussichtlich bald auf 5.000 Euro angehoben, der Gesetzentwurf erlebte im Oktober seine erste Lesung im Bundestag.
  • Auch die elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung ist nicht immer Pflicht, obwohl sie dem Grundsatz nach verlangt wird. In Härtefällen kann die Anmeldung jedoch in Papierform vorgelegt werden. Für die Lohnsteuer-Anmeldung 2017 hat das Bundesministerium der Finanzen am 15.09.2016 ein neues Vordruckmuster veröffentlicht (BMF-Schreiben vom 15. September 2016, IV C 5 - S 2533/16/10002, DOK: 2016/0815349).

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