Sonntag–, Nacht- und Feiertagszuschläge richtig beurteilen (10/2009)

Benzingutscheine - Handlungsempfehlung; Sonntag–, Nacht- und Feiertagszuschläge richtig beurteilen; In welchen Fällen sind Praktikanten sozialversicherungspflichtig?; Geringverdienergrenze; Datenschutz – nicht auf die leichte Schulter nehmen


Benzingutscheine - Handlungsempfehlung

Viele Arbeitgeber stellen Benzingutscheine aus, um den Vorteil der Sachbezugs-

freigrenze von 44,00 € monatlich zu nutzen.

  • Erstellen Sie den Gutschein auf eigenem Briefpapier.
  • Bezeichnen Sie die Art und Menge des Kraftstoffes – Keinesfalls Betragsangabe.
  • Vereinbaren Sie mit der Tankstelle ein Abrechnungssystem, bei dem die Tankstelle eine Kundenkarte vom Arbeitgeber dauerhaft vorzuliegen hat.

Rechnen Sie regelmäßig mit der Tankstelle ab.

Die Ausgabe von Tankkarten seitens des Arbeitgebers ohne vereinbartes Abrechnungssystem mit der Tankstelle wird von den Sozialversicherungsträgern immer als Bargeldzuwendung betrachtet. Eine Anwendung der 44,00 € Freigrenze scheidet in diesen Fällen aus.

 

Sonntag – Nacht und Feiertagszuschläge richtig beurteilen

Die sogenannten SNF – Zuschläge sind nach dem EStG § 3 in bestimmten Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Abgabenfreiheit setzt allerdings zwingend voraus, dass diese Zuschläge zusätzlich zum geschuldetem Arbeitsentgelt für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlt werden. Pauschale Zuschlagszahlungen sind grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig. Nach dem Gesetz können folgende Zuschläge steuer- und sozialversicherungsfrei bezahlt werden:

  • Nachtzuschläge von 20:00 bis 6:00 Uhr       25 % vom Grundlohn
  • Nachtzuschläge von 0:00 bis 4:00 Uhr
  • wenn die Nachtarbeit vor 0:00 beginnt       40 % vom Grundlohn
  • Feiertagszuschläge                                    125 % vom Grundlohn
  • Weihnachtstage und 1. Mai                       150 % vom Grundlohn
  • Sonntagsarbeit 0:00 bis 24:00 Uhr             50 % vom Grundlohn

Der Grundlohn ist der regelmäßige Arbeitslohn innerhalb der tariflichen Arbeitszeit zuzüglich eventueller Zulagen (Erschwerniszulagen, Schichtzulagen, Spätarbeitzulagen u.a.). Dieser Monatswert ist auf den Stundenlohn umzurechnen, in dem zunächst die Monatsarbeitszeit ermittelt wird. Hierzu wird die wöchentliche Arbeitszeit mit dem Faktor 4,35 multipliziert. Das Monatsentgelt wird danach durch die Monatsarbeitszeit dividiert. Hinsichtlich der Sozialversicherungsfreiheit ist der Grundlohn auf 25,00 € je Stunde begrenzt. Für die Steuerfreiheit gilt ein Grundlohn von höchstens 50,00 € je Stunde.

 

In welchen Fällen sind Praktikanten sozialversicherungspflichtig?

Entscheidend für diese Beurteilung ist die Feststellung, ob es sich um ein in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum (im weiteren Pflichtpraktikum) handelt.

Ein Pflichtpraktikum, das vor oder nach dem Studium absolviert wird, ist immer versicherungspflichtig. Die Versicherungspflicht besteht auch dann, wenn kein Entgelt gezahlt wird. In diesen Fällen hat der Arbeitgeber aus einem fiktiven Entgelt (1 % der Bezugsgröße) die Beiträge allein zu tragen und abzuführen. In den alten Bundesländern einschließlich West-Berlin beträgt das fiktive Entgelt monatlich 25,20 €, in den neuen Bundesländern einschließlich Ost-Berlin sind es 21,35 €.

Ein Pflichtpraktikum als Zwischenpraktikum, also während der Studienzeit ist stets versicherungsfrei, unabhängig davon, ob Entgelt gezahlt wird oder nicht.

Ein nicht vorgeschriebenes Praktikum ohne Entgelt ist in allen Fällen versicherungsfrei. Wird ein Entgelt gezahlt, so handelt es sich um ein versicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis. Bei einer Vergütung bis zu 400,00 € bleibt die Beschäftigung als geringfügig versicherungsfrei, der Arbeitgeber muss dann die pauschalen Beiträge von 13 % für die Krankenversicherung und 15 % für die Rentenversicherung an die Knappschaft abführen. Falls keine Steuerkarte vorgelegt wird, sind zusätzlich noch 2 % Abgeltungssteuer vom Arbeitgeber an die Bundesknappschaft zu entrichten.

 

Geringverdienergrenze

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, für Personen, die sich in der Ausbildung befinden und ein Monatsentgelt von bis zu 325,00 € erhalten, die Beiträge zur Sozialversicherung allein zu tragen. Hierzu gehören auch die Zusatzbeiträge zur Kranken- und ggf. Pflegeversicherung. Bei diesem Personenkreis handelt es sich um Auszubildende (Personengruppenschlüssel 102) und Praktikanten (Personen-gruppenschlüssel 105). Eine Ausnahme besteht bei der Gewährung von Einmalzahlungen. Übersteigt das regelmäßige Arbeitsentgelt nur durch die Zahlung einer Einmalzahlung den Betrag von 325,00 €, so werden die Beiträge für den übersteigenden Betrag auf den Arbeitnehmer und Arbeitgeber verteilt. Diese gesetzliche Regelung ist im SGB IV § 20 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 geregelt und unabdingbar. Eine gegenteilige Vertragsvereinbarung ist nicht zulässig bzw. ungültig.

 

Datenschutz – nicht auf die leichte Schulter nehmen

Am 3. Juli 2009 wurde das Gesetz zur Änderung datenschutzrechtlicher Vorschriften verabschiedet. Diese Gesetzesänderungen gelten seit dem 01. September 2009.

Datengeheimnis

Personenbezogene Daten dürfen nicht unbefugt erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Es gilt prinzipiell das Datengeheimnis. Das bedeutet, wer auf Grund gesetzlicher Regelungen personenbezogene Daten erheben, speichern und verarbeiten muss, ist zur dauerhaften Verschwiegenheit Dritten gegenüber gesetzlich verpflichtet (BDSG § 5). Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt dem Arbeitgeber vor, alle Mitarbeiter, die mit der Datenverarbeitung betraut werden, zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Das ist aus Sicherheits- und Beweisgründen in schriftlicher Form vorzunehmen. Verstöße gegen das Datengeheimnis können mit erheblichen Geldbußen bis zu 250.000,00 € und nach weiteren gesetzlichen Vorschriften auch mit Freiheitsstrafen verfolgt werden.

Datenvermeidung – Datensparsamkeit

Es dürfen nur solche personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden, die für die Begründung, Aufnahme oder Beendigung der Beschäftigung notwendig sind. Zusätzlich werden durch verschiedene gesetzliche Regelungen (SGB – DEÜV und andere) Datenerhebungen vorgenommen. Grundsätzlich sind die betroffenen Personen über den Umfang der gespeicherten personenbezogenen Daten zu informieren. Hierbei ist auf das entsprechende Gesetz hinzuweisen.

Datenschutzbeauftragte

Unternehmen, die geschäftsmäßig Daten automatisiert und verschlüsselt übermitteln, müssen grundsätzlich einen Datenschutzbeauftragten gemäß §4f BDSG beauftragen bzw. beschäftigen. Ein Datenschutzbeauftragter muss die notwendige Sachkenntnis und Zuverlässigkeit besitzen. Ist der Datenschutzbeauftragte ein angestellter Mitarbeiter, so gilt ein Kündigungsschutz von einem Jahr nach Beendigung der Aufgabe als Datenschutzbeauftragter. Für externe Datenschutzbeauftragte gilt dieser Kündigungsschutz nicht.

Datenschutz in der Praxis

Es müssen alle erforderlichen Schutzmaßnahmen getroffen werden, um den Zugriff auf personenbezogene Daten von Unbefugten zu verhindern. Dazu gehören insbesondere passwortgeschützte Zugangsberechtigungen am PC, abschließbare Büroräume, Zugangskontrollen für die Räumlichkeiten, in denen personenbezogene Daten gespeichert oder gelagert werden.

Für den Umgang mit personenbezogenen Daten gegenüber Vertragspartnern sind folgende Punkte unabdingb

  • Festlegung der Berechtigungen beider Vertragspartner (Wer darf Daten senden und empfangen)
  • Regelung zur Information von Veränderungen der berechtigten Ansprechpartner
  • Vereinbarung über die Form von Datenübermittlungen (Brief, Fax, E-Mail oder andere)
  • Datenmeldungen, die per E-Mail erfolgen müssen stets verschlüsselt erfolgen
  • Einigung über das Verschlüsselungsverfahren bei Online-Übermittlungen
  • Festlegung wie mit Daten / Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfahren werden soll

 

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