Sofortmeldepflicht für neue Arbeitnehmer

Wer Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig beschäftigt, muss sie anmelden. Zu dieser Grundregel der Personalbuchhaltung gilt in bestimmten Wirtschaftsbereichen eine Verschärfung: Dort sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, für neu eingestellte Arbeitnehmer spätestens bei Beschäftigungsaufnahme eine Sofortmeldung durchzuführen.

Hintergrund ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung. Rechtsgrundlage sind die Vorschriften des Sozialgesetzbuchs zur Meldepflicht (§ 28a Abs. 4 SGB IV) in Verbindung mit der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (§ 7 DEÜV).

In diesem Rundschreiben wollen wir die wichtigsten Grundlagen darstellen.

Entscheidend: Tätigkeiten und Gewerbezweige

Das Gesetz legt die Sofortmeldepflicht für bestimmte Wirtschaftsbereiche und Gewerbe fest. Für einen bestimmen Arbeitgeber kann sich die Pflicht auf zwei Arten ergeben.

  • Sein Unternehmenszweck kann unter eine Sparte der im Gesetz genannten Gewerbe fallen.
  • Zum anderen entsteht Sofortmeldepflicht, wenn der überwiegende Teil der Beschäftigten solchen Tätigkeiten nachgeht. Wenn dagegen nur ein kleiner Teil der Arbeitnehmer sofortmeldepflichtigeTätigkeiten ausübt – etwa in einem Industriebetrieb mit eigener Baukolonne – bleibt der Arbeitgeber insgesamt von Sofortmeldungen befreit.

Es gibt lange Liste der Tätigkeiten bzw. Gewerbezweige, die eine Meldepflicht auslösen. Letztlich entscheidend sind die im Unternehmen tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten.

In der Praxis ergeben sich immer wieder Zweifel, ob im konkreten Fall Sofortmeldepflicht besteht. Dann muss die zuständige Krankenkasse oder bei geringfügig Beschäftigten die Minijob-Zentrale als zuständige Einzugsstelle entscheiden. Die verbindliche Entscheidung sollten Arbeitgeber sich schriftlich geben lassen.

Welche Arbeitgeber sind von der Sofortmeldepflicht betroffen?

  • Es wird nicht verwundern, dass in erster Linie Arbeitgeber im Baugewerbe von der Sofortmeldepflicht betroffen sind. Die Liste der Betriebe, die zum Baugewerbe zählen, ist allerdings recht lang. Sie umfasst neben typischen Baubetrieben auch das Ausbau- und Baunebengewerbe sowie den Garten- und Landschaftsbau.
    Wichtig: Für die Sofortmeldepflicht ist es unerheblich, ob für den Betrieb einer der Tarifverträge für das Baugewerbe gilt. Entsprechendes gilt für die Berufsgenossenschaft: Sofortmeldepflicht kann bestehen, obwohl der Betrieb nach unfallversicherungsrechtlichen Kriterien nicht dem Baugewerbe zugerechnet wird. Und auch die Arbeit auf wechselnden Baustellen ist kein notwendiges Kriterium. Entscheidend ist vielmehr, welche Arbeiten durchgeführt werden.

  • Auch Arbeitgeber im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe müssen Acht geben. Wer dazu zählt, regelt § 1 Gaststättengesetz. Neben Hotels und Pensionen fallen Campingplätze sowie Erholungs-, Ferien- und Schulungsheime, Ferienhäuser und Ferienwohnungen unter die Sofortmeldepflicht – und natürlich Gaststätten, Restaurants oder Cafés, genauso wie ein Party-Service oder ein Caterer.

  • Sofortmeldepflicht gilt außerdem im Personenbeförderungsgewerbe und dem Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe. Die Liste dieser Arbeitgeber ist lang. Neben der Deutschen Bahn AG als Eisenbahn besteht die Verpflichtung unter anderem für den Linien- und Gelegenheitsverkehr zur Personenbeförderung, ebenso für Taxis und Mietwagen, aber auch für Berg- und Seilbahnen, die Güterbeförderung auf der Straße sowie für Abschleppdienste. Darüber hinaus sind Flughafenbetriebe und die Binnenschifffahrt zu Sofortmeldungen verpflichtet – nicht jedoch die Seeschifffahrt, weil dort das Seefahrtsbuch sowie die Musterrolle eine Kontrolle gewährleisten.

  • Für Unternehmen der Forstwirtschaft ist die Sofortmeldung vorgeschrieben, wenn ein Einschlags- oder Rückeunternehmen betrieben wird.

  • Für das Gebäudereinigungsgewerbe besteht ebenfalls eine Sofortmeldepflicht. Neben der Reinigung von Gebäuden oder Räumen sind Autowäschereien oder beispielsweise eine Polsterreinigung, ein Schädlingsbekämpfer oder eine Tankreinigung erfasst. Auch Unternehmen zur Gebäudetrockenlegung gehören dazu.

  • Arbeitgeber, die sich auf den Messe- und Ausstellungsbau (Auf- und Abbau) spezialisiert haben, trifft die Sofortmeldepflicht ebenfalls.

  • Gleiches gilt für Schaustellerbetriebe.

  • Eine Sofortmeldepflicht besteht außerdem für die Fleischwirtschaft, insbesondere für Schlachthöfe und Betriebe, die Fleisch verarbeiten.

  • Schließlich unterliegt neuerdings (seit dem 01.07. 2017) auch das Prostitutionsgewerbe der Pflicht zur Sofortmeldungen.

Für einen Verstoß gegen die Sofortmeldepflicht, ob durch Unterlassen oder Verspätung – drohen Bußgelder. Möglich sind Geldbußen bis zu 25.000 Euro (§ 111 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 4 SGB IV).

Wenn der Arbeitgeber zu Sofortmeldungen verpflichtet ist, müssen die Arbeitnehmer sich während der Arbeit ausweisen können, also Identifikationspapiere wie den Personalausweis dabei haben. Wenn der Zoll bei einer Kontrolle Arbeitnehmer ohne Papiere antrifft, kann ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro verhängt werden. Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter auf diese Pflicht hinweisen – das sollte schriftlich erfolgen und vom Arbeitnehmer per Unterschrift bestätigt werden.

Wer muss wie und wann genau gemeldet werden?

Wer als Arbeitgeber zu einem der genannten Wirtschaftsbereiche gehört, muss für Arbeitnehmer eine Sofortmeldung abgeben, und zwar spätestens bei Beginn der Beschäftigung. Die Daten müssen vom Arbeitgeber, dem von ihm beauftragten Steuerberater oder dem Lohnabrechnungs-Service spätestens dann übertragen werden, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeit aufnimmt.

Die Meldung erfolgt über das normale, elektronische DEÜV-Meldeverfahren. Meldegrund ist in diesem Fall „20“ (= Sofortmeldung). Übermittelt werden müssen der Familien- und Vornamen und die Versicherungsnummer, dazu die Betriebsnummer des Arbeitgebers sowie der Tag der Beschäftigungsaufnahme.

Kommt es zu Fehlern, müssen diese korrigiert werden. Falls der bereits sofortgemeldete Arbeitnehmer die Beschäftigung doch nicht aufnimmt, muss die Sofortmeldung storniert werden.

Ein Ersatz für die reguläre Anmeldung des Arbeitnehmers mit dem Abgabegrund „10“ ist die Sofortmeldung übrigens nicht. Diese Meldung muss zusätzlich erfolgen und zwar wie gewohnt spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung.

Sofortmeldepflicht, aber die Versicherungsnummer fehlt?

Falls die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers bei der Sofortmeldung fehlt oder dieser noch keine hat, müssen neben dem Tag der Arbeitsaufnahme auch die Daten angegeben werden, die für eine Neuvergabe notwendig sind: neben Vor- und Zunamen also auch Geschlecht, Geburtsort, Geburtsnamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und die Anschrift. Anhand der Daten lässt sich eine bereits für den Arbeitnehmer vergebene Versicherungsnummer ermitteln. Für die Neubeantragung der Versicherungsnummer bei der DRSV ist andernfalls die Einzugsstelle zuständig.

Gibt es eine Europäische Versicherungsnummer, muss diese im Rahmen der Sofortmeldung übermittelt werden.

Übrigens kann eine Sofortmeldung ohne Versicherungsnummer nicht direkt storniert werden, sondern erst dann, wenn die Versicherungsnummer angelegt worden ist.

Was wenn der Mitarbeiter seine Beschäftigung doch nicht aufnimmt?

In diesem Fall muss die Sofortmeldung storniert werden, damit der Zoll nicht nach Personen sucht, die nicht am Arbeitsort anzutreffen sind und Doppelmeldungen vermieden werden.

Wenn die Meldung ohne Versicherungsnummer abgegeben wurde, muss mit der Stornierung gewartet werden, bis eine Rückmeldung über Anlage der Versicherungsnummer eingegangen ist. Danach muss storniert werden.

Was geschieht mit den Daten der Sofortmeldung?

Nach der Speicherung der Daten aus der Sofortmeldung können die Behörden der Zollverwaltung, vor allem die Finanzkontrolle Schwarzarbeit, darauf online zugreifen. Zugriff hat auch der Prüfdienst der Rentenversicherung.

Arbeitgeber mit Sitz im Ausland, die in den genannten Branchen tätig sind müssen ebenso wie auch Entleiher von Arbeitnehmern aus dem Ausland eine Meldung an den Zoll erstatten, bevor die Arbeitnehmer in Deutschland tätig werden (§ 16 Abs. 3 MiLoG).

Sofortmeldungen über Lohndata

Als Kunde von Lohndata können Sie Sofortmeldungen natürlich bequem über unser Lohnbüro durchführen lassen. Sprechen Sie mit Ihrem persönlichen Lohnsachbearbeiter.

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