Wenn die Privatnutzung des Firmenwagens erlaubt ist, prüfen Sie ob der Jahreswechsel Vorteile bringt! (12/2015)

In der Regel nutzen die Mitarbeiter den Firmenwagen auch zu privaten Zwecken. Sowohl die Privatnutzung als auch die Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte stellt einen geldwerten Vorteil dar. Diesen Vorteil müssen Sie ermitteln und entsprechend die Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge ermitteln. Zur Berechnung des geldwerten Vorteils stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Die Fahrtenbuchmethode: anhand detaillierter Einzelaufzeichnungen wird hier der geldwerten Vorteil ermittelt.
  • Die 1-%-Regelung: Hier wird monatlich von einem pauschalen geldwerten Vorteil ausgegangen.

Bedenken Sie: Ein Wechsel während des Jahres ist nicht möglich!

Die Führung eines Fahrtenbuchs nur für einen bestimmten Zeitpunkt ist nicht möglich. Wenden Sie diese Methode an, muss das Fahrtenbuch für ein Kalenderjahr ununterbrochen geführt werden. Ein Wechsel zwischen der 1-%-Methode und der Fahrtenbuchmethode im Laufe eines Kalenderjahres beim selben Fahrzeug ist nicht möglich. Dies bestätigte der BFH in seinem Urteil vom 20.3.2014 (Az. VI R 35/12).

Das bedeutet für Sie: in Abstimmung mit dem Beschäftigten muss der Arbeitgeber die Berechnungsmethode für jedes Kalenderjahr neu festlegen. Nach Ablauf eines Kalenderjahres, kann der Mitarbeiter im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung zu der für ihn günstigeren Methode wechseln.

Achtung: Für die Fahrtenbuchmethode ist eine Einigung nötig

Es muss eine ausdrückliche Vereinbarung über die Ermittlung des geldwerten Vorteils per Fahrtenbuch zwischen Ihrem Unternehmen und dem Mitarbeiter bestehen.

Musterformulierung:

Der Mitarbeiter ist berechtigt, das Kraftfahrzeug bis auf Widerruf auch zu Privatfahrten zu benutzen. Die Abrechnung sämtlicher Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erfolgt jeweils zum Monatsende nach der Fahrtenbuchmethode. Der Mitarbeiter verpflichtet sich, das Fahrtenbuch lückenlos, detailliert und zeitnah zu führen.

Die Vereinbarung muss aus Nachweisgründen schriftlich und von beiden Vertragsparteien unterzeichnet sein.

 

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